En MBA Consultings, trabajamos todos los días para ayudar a pequeñas y medianas empresas a digitalizar sus procesos sin tener que incurrir en altos costos. Hoy te compartimos una de nuestras soluciones favoritas: cómo convertir los formularios de contacto de tu página web en contactos reales, listos para segmentar y dar seguimiento dentro de un CRM como HubSpot. Sin plugins. Sin costos mensuales. Y sin complicaciones.
El problema
Muchas empresas tienen formularios en su sitio web que simplemente llegan como correos electrónicos. Pero:
- ¿Qué pasa con esa información?
- ¿Se guarda?
- ¿Se segmenta?
- ¿Se le da seguimiento?
En la mayoría de los casos, no. La información se pierde o se responde de forma desorganizada.
Esto significa oportunidades perdidas, clientes olvidados y ventas que nunca se concretan.
Lo que hicimos para uno de nuestros clientes (y podemos hacer por ti)
Uno de nuestros clientes enfrentaba este mismo reto. Recibían formularios de su sitio web, pero no tenían forma de capturar, organizar ni aprovechar esos datos para su crecimiento comercial. Diseñamos una solución simple, efectiva y totalmente automatizada que ahora tú también puedes implementar:
Herramientas utilizadas:
- Google Apps Script (gratuito)
- Gmail (con filtros por etiquetas)
- Google Sheets (opcional)
- HubSpot CRM (versión gratuita)
Paso a paso de la automatización
- Formulario web en WordPress (Jetpack o cualquier otro)
- El usuario llena el formulario y se envía al correo Gmail del negocio.
- Filtro en Gmail
- Se aplica una etiqueta automática (por ejemplo: "Formulario Web").
- Google Apps Script
- Cada 24 horas, el script revisa los correos nuevos con esa etiqueta.
- Extrae los datos clave: Nombre, Correo, Teléfono, Empresa.
- Guarda la información en Google Sheets (si se desea) y/o
- Reenvía el contenido estructurado al correo de recolección de HubSpot CRM.
- HubSpot CRM
- El contacto se crea automáticamente si el correo fue reenviado desde una cuenta autorizada y el remitente es el email del cliente.
- Una vez creado el contacto, puedes segmentarlo, crear listas, automatizar correos y gestionar tu embudo de ventas.
Beneficios para tu negocio
- ✅ Captura automática de leads
- ✅ Segmentación lista para marketing personalizado
- ✅ Mejor experiencia para el cliente
- ✅ Respuestas más rápidas y organizadas
- ✅ Acceso a inteligencia comercial desde el día uno
¿Qué puedes hacer una vez el contacto está en el CRM?
Una vez los contactos se registran correctamente en tu CRM, las posibilidades crecen exponencialmente. Estas son algunas acciones concretas que puedes activar desde el primer día:
📧 Campañas de email personalizadas
Envía correos automáticos segmentados por interés, geografía o tipo de solicitud. Por ejemplo, si un usuario pide información sobre un producto específico, puedes enviarle solo ofertas relacionadas a ese producto. Esto puede aumentar la tasa de apertura hasta un 76% según Campaign Monitor.
🚀 Generación y seguimiento de leads
Puedes asignar tareas automáticas a tu equipo comercial para dar seguimiento a cada contacto en menos de 24 horas. Las empresas que responden dentro de una hora tienen 7 veces más probabilidades de concretar una venta (Harvard Business Review).
📊 Análisis del embudo de ventas
Visualiza qué contactos están en etapa de primer contacto, interés o decisión. Esto te permite asignar mejor tus esfuerzos de ventas y prever ingresos futuros.
🌐 Campañas multicanal sincronizadas
Puedes combinar correos, WhatsApp, llamadas y seguimiento por tareas en un solo sistema, haciendo que tu comunicación sea más consistente y profesional.
💰 Mayor conversión y aumento en ventas
Estudios muestran que las empresas que usan CRM incrementan su productividad en ventas hasta un 29%, y los ingresos por cliente en un 41% (Nucleus Research).
Nuestro servicio
En MBA Consultings te ayudamos a:
- Implementar esta automatización desde cero
- Explicarte cómo visualizar, filtrar y trabajar con tus contactos
- Crear listas, hacer seguimiento y gestionar tu embudo
- Todo esto en menos de 5 horas.
¿Estás listo para dejar de perder contactos?
Transforma tu formulario web en una máquina de generar oportunidades.
Contáctanos hoy y digitaliza tu captación de leads